온라인 시대를 맞아 많은 한인 고용주들이 전자 타임카드와 페이스텁 시스템으로 돌입하면서 많은 문제 점들이 발생하고 있다. POS (Point of Sale) 시스템을 도입한 고용주들은 직원의 시간 기록도 POS로 관리하면서 이를 프린트하지 않고 POS 기계의 하드 드라이버나 아이클라우드에 저장하고 있다. 그러나 POS 회사가 바뀌거나 업소가 문을 닫으면서 더이상 POS 서비스를 받지 않을 경우 POS에 저장 되어 있는 직원들의 기록도 같이 없어진다.

이럴 경우 이전 POS 회사에 연락해도 기록이 POS 시스템의 하드 드라이버에 있어서 찾기 힘들다. 가게가 문을 닫아도 이전 직원들이 고용주를 상대로 소송하는 경우가 많기 때문에 노동법 소송에서 가장 중요한 타임카드를 찾을 수 없어 문제다. 또한 어떤 POS는 특정 기간 뒤에는 자동으로 삭제 되는 경우가 많아 필요할 때 못 찾을 수 있다.

또 다른 POS 시스템의 문제는 직원이 출퇴근 기록을 잘못 입력했을 경우 이를 수정하기 힘들다. 이럴 경우 종이로 프린트해서 직원 본인의 이니셜이나 사인으로 수정하면 타임카드로 인정받는다.

저장하기 힘들어서 일일이 POS 내 직원들의 시간 기록을 프린트 아웃하지 못하더라도 POS 시스템의 시간 기록을 다른 드라이버에 다운로드해서 저장하면 된다. 그런데 많은 한인 고용주들이 그걸 어떻게 할지 몰라 나중에 소송을 당할 경우 기록이 없어 불리하다.

타임카드 뿐만 아니라 페이스텁도 마찬가지다. 많은 한인 고용주들이 미주류 페이롤 회사에서 제작하는 전자 페이스텁에 의존하고 있다. 이 경우에도 페이스텁이 저절로 페이체크와 같이 직원에게 제공되고 있어서 고용주가 따로 이를 보관하거나 저장하고 있지 않는다. 그러다가 페이롤 회사를 바꾸면서 타임 카드와 함께 민사 소송에서 아주 중요한 페이스텁이 모두 사라지 는 경우가 많다.

여전히 잘못된 페이스텁을 수정할 수 없는 것은 POS 기록과 마찬가지다. 노동법 소송을 당해서 그제서 야 페이스텁과 타임카드를 준비하려고 하면 이미 늦다.

노동법 226(a) 조항은 잉크나 지워지지 않는 형식으로 임금공제가 적힌 문서 임금 명세서(페이스텁) 카피를 직원에게 줘야 한다고 규정하고 있다. 그런데 많은 고용주들이 자동이체를 통해 임금을 지불하고 있어서 노동청은 지난 2006년 종이 페이스텁이 아니어도 합법적인 경우들에 대해 의견서를 발표했다. 이 의견서는 기본적으로 종업원들이 전자 페이 스텁에 쉽게 접근할 수 있어야 하고 종업원들의 추가 비용없이 이를 종이 페이스텁으로 변화할 수 있어야 한다고 규정하고 있다. 이밖에 노동청은 이 의견서에서 다음과 같은 경우 전자 페이스텁도 합법적이라고 설명하고 있다. 즉 (1) 종업원들은 어느 때나 종이 페이스텁을 받겠다고 선택할 수 있어야 하고 (2) 이 페이스텁들은 노동법 226(a) 조항에서 요구하는 모든 정보들을 포함하고 있어야 하고 페이데이까지 안전한 웹사이트에서 제공할 수 있어야 하고 (3) 이 웹사이트에는 직원 고유의 ID 번호를 통해서만 접근 할 수 있도록 통제가 가능해야 하고 (4) 종업원은 회사 컴퓨터나 자신의 개인 컴퓨터를 통해 자신의 기록을 회사에서 언제나 접근이 가능해야 하고 (5) 종업원은 전자 페이스텁의 무료 종이 복사본들을 자기들의 컴퓨터에 가까운 회사 프린터에서 언제나 프린트할 수 있어야 하고 (6) 고용주들은 최소한 3년 동안 전자 페이스텁을 보관해야 하고 그 기간동안 재직 중인 직원들에게 이 페이스텁을 제공해 줘야 한다. 또한 이전 종업원들에게는 이들이 요구 할 때는 언제나 무료로 페이스텁의 종이 카피를 받을 수 있어야 한다. 타임카드와 페이스텁은 최소한 3년치를 보관하기를 권한다.

고용주는 다음 10가지 정보가 담긴 정확한 임금명세서를 발급해야 한다. 즉, ▲공제 전 급여(gross wages) ▲근무한 시간 ▲시간당 급여요율 ▲급여요율에 따른 근무시간 ▲공제항목 ▲공제 후 급여(net wages) ▲급여 지급일 ▲근로자 이름, 소셜번호 마지막 4자리 번호 ▲고용주 이름과 주소 ▲유급병가 시간 등이 있어야 한다. 임금명세서에 기재해야 하는 정보 중 한 가지라도 빠지면 직원은 고용주 에게 최고 4,000달러까지 보상을 요구할 수 있어서 조심해야 한다.

문의: (213)387-1386

이메일: haewonkimlaw@gmail.com

<김해원 노동법 전문 변호사>