By PHYLLIS KORKKI

Q. Your desk is always a mess. How can this be, when you do most of your work on the computer?
A. Some people need to hold information in their hands and write things down to think and work, said Julie Morgenstern, a productivity consultant based in New York. That’s the way their brains work . The computer hasn’t changed that; in fact, it has brought more paper than ever to many offices by allowing people to make printouts.
Add to those printouts an assortment of manuals, forms, notebooks, business cards, financial statements and receipts and you have the makings of a mess.
Q. What effect does a messy desk have?
A. It can slow you down and make you feel bad.
Disorganized people may not realize how much time they waste just in trying to find things, Ms. Morgenstern said. And when they can’t find things, they’re more likely to procrastinate, further hurting their productivity.
A desk full of clutter creates “a low murmur of anxiety,” Ms. Morgenstern said. A clean, clear surface has an energizing effect; it makes you feel in control of your time, she said.
On the other hand, even if your desk is messy, “if you’re comfortable in your space and can find everything you need when you need it, then that’s O.K.,” and you can consider yourself organized, she said.
Q. Can a messy desk be a sign of deeper issues?
A. Sometimes, it’s just a sign that tidiness is not your strength. But in many cases, “paper clutter is not just a physical organization issue; it’s a time management issue,” Ms. Morgenstern said. If you start making timely decisions about your work, you may start to see the clutter disappear.
Procrastinators, in particular, are prone to messiness because every piece of paper on a desk represents a decision to be made, noted Lanna Cairns, an organizing consultant and founder of Organized World in Salt Lake City.
Q. The idea of getting organized is overwhelming. How do you start?
A. First, realize that it will be hard to organize your desk during the workday, because you will probably be interrupted, Mrs. Cairns said. Plan to spend at least several hours outside your regular schedule and devote them solely to clearing off the clutter and to developing a filing system .
Gather all the paper on your desk, and put it into two or three random piles. “Immediately you feel better, that you have space to breathe,” Mrs. Cairns said. Start labeling some file folders, and avoid having too many of them. Come up with “big chunky generic categories”- say, “Meetings,” “Ideas,” or your boss’s or a co-worker’s name.
Keep the files that you will use often on a vertical stand on your desk, she said. Put files that you use less in drawers.
Q. Once your desk is organized, how do you stop yourself from falling back into chaos and anarchy?
A. Spend the last 15 minutes of each workday clearing off your desk, Ms. Morgenstern recommends. That way, when you walk into your office the next morning, you’re ready for the coming day, as opposed to walking into yesterday’s mess, she said.

책상이 어질러져 있다면 더 큰 문제를 시사할 수 있다.

<문> 당신의 책상이 항상 어질러져 있습니다. 대부분의 일을 컴퓨터로 하는데 어떻게 그럴 수 있죠?
<답> 어떤 사람들은 정보를 손 안에 들고 글로 적어야 생각하고 일을 할 수 있다고 뉴욕에 있는 생산성 컨설턴트 줄리 모겐스턴은 말합니다. 그게 두뇌가 작용하는 방법입니다. 컴퓨터는 그걸 바꾸지 않았지요. 사실은 사람들이 프린트할 수 있게 허용함으로써 많은 사무실에 더 많은 서류를 초래합니다. 프린트한 종이에다 각종 설명서, 문서, 수첩, 명함, 재무 제표, 영수증 등을 합치면 난잡함의 원료를 갖춘 셈이죠.

<문> 어질러진 책상은 어떤 영향을 미치나요?
<답> 일이 늦어지게 하고 기분을 나쁘게 할 수 있습니다. 어질러 놓는 사람들은 물건을 찾느라고만 낭비하는 시간이 얼마나 많은지 깨닫지 못할 수 있다고 모겐스턴은 말했습니다. 그리고 물건을 찾지 못하면 늑장부릴 가능성이 더 높아 생산성이 더욱 지장을 받습니다.

물건이 어지럽게 가득한 책상은 “속삭이는 듯한 작은 불안감”을 일으킬 수 있다고 모겐스턴은 말했습니다. 깨끗하고 열린 표면은 에너지를 주는 효과가 있고 시간을 관리할 수 있다는 느낌을 준다고 그녀는 말했습니다.

한편으로는 당신의 책상이 어지럽더라도 “당신의 공간에서 편안하게 느끼고 뭐든지 필요할 때 찾을 수 있다면 그건 괜챦다”며 당신이 정돈됐다고 여길 수 있다고 그녀는 말했습니다.

<문> 어질러진 책상은 더 깊은 문제의 징후일 수 있나요?
<답> 때로는 단정함이 그저 당신의 강점이 아니라는 신호에 불과합니다. 그러나 많은 경우 “어지럽게 흐트러진 종이는 단지 물질적 질서의 문제만 되는 것이 아니라 시간 관리의 문제”라고 모겐스턴은 말했습니다. 당신의 일에 대해 적시의 결정들을 내린다면 난잡함이 사라지는 것을 보기 시작할 수 있습니다.

특히 늑장부리는 사람들이 어질러놓는 경향이 있는데 책상 위의 각 종이는 내려야할 결정을 의미하기 때문이라고 솔트레이크에 있는 ‘정돈된 세계’의 창립자이자 정리 컨설턴트 래나 칸즈는 지적했습니다.

<문> 정리 정돈하려는 생각만해도 엄청난데 어떻게 시작하죠?
<답>우선 근무일에 책상을 정리하기 어려울 것이라고 이해해야 하는데 아마도 도중에 방해받을 것이기 때문이라고 칸즈는 말했습니다. 정해진 스케줄 외에 최소 몇시간을 소비할 계획을 세워 흐트러진 것을 치우고 서류 정리 체계를 개발하는데만 전념하세요. 책상에 있는 모든 종이를 모아 2개나 3개 더미로 되는 대로 정리하세요. “숨쉴 공간이 생겨서 당장에 기분이 좋아질 겁니다라고 칸즈는 말했습니다. 일부 서류 폴더에 라벨을 붙이기 시작하되 너무 많이 만드는 걸 피하세요. 크고 두꺼운 총칭적 범주”를 생각해내는데 말하자면 “회의”, “아디이어”, 상사나 동료의 이름 등입니다.
당신이 자주 사용할 서류들은 책상에 세로로 꽂는데 세우라고 그녀는 말했습니다. 덜 쓰는 서류들은 서랍 안에 넣으세요.

<문> 일단 책상이 정리가 되면 어떻게 다시 혼란과 무질서로 빠지지 않게 할 수 있나요?
<답> 매일 근무시간의 마지막 15분을 책상을 치우는데 보내라고 모겐스턴은 권합니다. 그러면 이튿날 아침 사무실에 들어설 때 어제 어질러 놓은 것에 들어서는게 아니라 새로운 날을 위해 준비가 되어 있다고 그녀는 말했습니다.

<필리스 코르키 기자>

어휘 해설

mess - 난잡, 엉망진창, 궁지
procrastinate- 늑장부리다, 미루다, 지연하다
productivity - 생산성, 생산력, 다산
clutter - 어지럽게 흩어져 있는 것, 난잡, 혼란, 소음
devote - 바치다, 기울이다, 봉납하다, 전념하다
generic - 일반적인, 포괄적인, 총칭적인, 상표 등록이 되지 않은, 지루한
come up with - 따라잡다, 공급하다, 제안하다, 생각나다, 떠오르다, 발견하다
category - 범주, 카테고리, 부문, 분류
vertical - 수직의, 곧추선, 세로의, 절정의
clear off - 제거하다, 치우다, 걷히다, 떠나다