▶진화하는 도매업계 디지털 주문관리 시스템
▶ 수주·발주·재고 통합관리로 보다 스마트하게

최근 헤어 업계에 디지털 혁신 바람이 불고 있다. 물건의 수주와 발주 및 재고 상황을 통합적으로 관리할 수 있는 웹 기반의 ‘전사적자원관리’(Enterprise Resource Planning, 이하 ‘ERP’)시스템을 헤어 도매회사들이 속속 도입하고 있는 것.

이 시스템 도입으로 제품의 구매와 판매, 영업 관리 전반의 경영 프로세스가 획기적으로 스마트해지고 있다.
웹과 연동된 ERP시스템의 개발 및 구축, 유지관리 서비스를 제공하고 있는 업체인 ‘BwiseSoft’(대표 전기원)는 최근 “Beauty Plus와 Hair Plus 양사에 ERP 시스템 구축을 완료했다”며 “현재 다른 여러 중견 헤어 기업들의 시스템 구축을 진행하고 있다”고 밝혔다.

업계 관계자는 “극히 일부 대형 업체를 제외, 이러한 전사적인 온라인 통합 주문 재고 관리 시스템을 운용하고 있는 도매업체는 거의 없다”며 시스템 도입으로 주먹구구식 경영방식에서 벗어나, 보다 체계적인 영업 및 재고 관리가 이뤄질 수 있을 것으로 전망했다.

‘BwiseSoft’의 웹 기반 ERP 시스템을 이용하면 4가지 장점이 있는데 첫 번째는 ▲영업사원의 세일즈 오더를 모바일 어플리케이션으로 간단하게 할 수 있다. ERP 시스템과 연동된 모바일 앱을 통해 세일즈맨의 영업 처리 프로세스가 대폭 간소화되는 것으로 제품조회, 재고 파악, 주문처리, 수금 처리 등 세일즈맨의 거의 모든 업무를 현장에서 원 스톱 처리한다.

‘당일 오더, 당일 배송’은 물론 영업 현장에서 소매점 업주와 스마트폰이나 태블릿 PC을 보며 실시간 아이템별로 이미지 포함, 상세한 제품 정보를 조회, 원 클릭 주문이 가능하다. 백오더가 난 제품은 해외 공장에서 언제쯤 입고가 되는지도 앱으로 바로 파악할 수 있어 신속한 백오더 대처도 가능하다.

소매점에서 받은 결제 대금을 현장에서 앱을 통해 곧바로 수금 처리를 할 수 있고, 고객별 과거 주문 내역과 밸런스가 남은 인보이스에 대한 조회도 가능하다. 아마존 웹 서비스 기반이기 때문에 시스템에 언제, 어디서든 24시간 접속이 할 수 있으며 인터넷이 안 되는 곳에서 off-line 오더 기능도 갖췄다.

세일즈맨의 직접 방문이 어려운 원거리 뷰티서플라이는 이 시스템과 연동돼있는 도매회사의 웹사이트에 접속, 물건을 직접 오더 할 수도 있다.

두 번째는 ▲영업 현장에서의 세일즈 오더는 자동으로 이 ERP 시스템에 연동되고, 회사에서는 실시간 주문 내역을 확인, 리뷰해 홀드 또는 승인 처리를 할 수 있다. 아이템 별로 잠금을 걸어 놓거나 최저 단가를 설정해 놓을 수 있는 기능도 있어 세일즈맨이 판매 가능한 가격을 알아보기 위해 일일이 회사에 전화를 해서 알아볼 필요도 없다.

아이템별로 제품 사진, 제품 설명, 재고 상황까지 클릭 한 번으로 간단하게 조회할 수 있고, 선입선출법(FIFO)의 기능을 통해서 제품별로 정확한 원가 관리 및 매출 파악이 가능하다.

세 번째는 ▲스마트 시스템 도입으로 창고의 물류 업무도 대폭 간소화되고 체계화된다. 창고의 Packing Status 애플리케이션은 매 1분마다 자동으로 새로 고침 되어 처리한 모든 Sales order들의 진행 상황을 실시간 파악할 수 있다.

패킹 담당자, 패킹 시작 시간, 패킹 완료 시간, 배송 레이블링 상태 등의 전과정을 한눈에 체크하고 관리할 수 있어 매우 능률적이다. 배송 요금도 절약할 수 있는 기능도 갖췄다. UPS와 Fedex 중 더 저렴한 요금을 자동으로 선택하는 기능도 미리 세팅 되어 있다. 또한 배송 업체의 시스템과 연동해서 현재 배송 상황을 실시간으로 추적할 수도 있다.

마지막으로 ▲이 시스템은 웹을 기반으로 하기 때문에 기능적으로 무한한 확장성을 가지고 있다는 것이 빼놓을 수 없는 장점이다. 각 회사마다 원하는 기능을 프로그램에 추가하거나 뺄 수도 있다. 구매부서에서는 공장과 실시간으로 커뮤니케이션하고 업무를 공유할 수 있어 효율적이다.

해외 공장에 이 시스템에 접근할 권한을 제공한 후, 선적상황에 대한 정보를 입력하게 만들 수도 있다. 또한 현재 재고가 없는 물건의 입고 스케줄을 영업 현장에서도 실시간으로 파악이 가능하다. 시스템에 입력된 빅데이터 분석을 통해 신제품의 런칭과 구매전략을 세울 수도 있다.

ERP 시스템에 저장된 제품 판매 데이터를 분석해 시기별로 잘 팔린 아이템을 파악해서 제품 개발과 구매 관리를 보다 더 체계화할 수 있다. 마지막으로 스마트한 ERP 시스템 도입으로 업무 처리가 보다 신속하고 효율적으로 이루어짐에 따라 인건비 절감 효과도 매우 클 것으로 기대된다. 문의 516-302-6749 https://www.bwisesoft.com

<이진수 기자>