특정 회사의 고용된 직원일 경우 해당 연도에 지급된 임금과 급여에서 원천 징수 된 세금을 보고하기 위해 세금보고 목적으로 W-2양식을 발급 받는 것은 기본 상식이다. 그렇다면 특정 회사의 급여 대상자가 아니지만 용역 서비스를 제공하고 그 보상으로서 수입 소득을 얻었으면 이를 어떻게 처리해야 할까?

이러한 경우 독립계약자(프리랜서/자영업자)로 분류된다. 서비스를 제공한 회사로부터 해당 연도 동안 총 보상액이 600달러를 초과하는 수입을 얻을 경우 정부에 수입을 보고해야 한다. 독립계약자에게서 용역 서비스를 받은 해당 회사는 연방국세청(IRS) 양식 W-9를 작성하기 위해 공급 업체 정보를 요청할 것이다.

W-9 양식은 간단하다. 납세자 정보를 요청한 법인, 즉 용역을 계약한 회사에게 제공합니다. 개인 및 중소기업이 다음과 같은 주요 정보를 제공하는 데 사용하는 한 장으로 구성된 정보 양식이다.

▲개인 또는 사업체의 이름(해당되는 경우 “업무를 수행하는 “이름 또는 DBA가 있는 경우) ▲고용주 식별 번호 (EIN) 또는 소셜시큐리티 번호(SSN) ▲주소 ▲ 기관 유형 등이다.

여기의 주요 항목은 EIN또는 SSN인 납세자 식별 번호(TIN)이다. 개인 TIN은 민감한 개인정보인 만큼 다른 사람 또는 기관에 보내기 전에 양식을 요청하는 상대가 누구인지를 정확하게 확인해야 한다. 이 양식은 IRS에 직접 제출되지 않고 요청자에게 반환되어 직원이 아닌 사람에게 1099-MISC 양식(독립 계약자의 W-2)를 발행하는 데 사용할 것이기 때문이다. 해당 연도에 수입이 600달러 이하의 경우 W-9양식을 작성할 필요는 없다.

만약 해당 연도에 600달러 이상의 수입을 얻었을 경우 양식을 작성하는 것은 매우 간단하다. 서류 상단에 자신의 법적 이름(세금 신고서에 표시된 대로)과 사업체 이름(DBA로 운영되는 경우)을 입력한다. 체크 박스에서 운영하는 사업체 유형을 선택하는데 개인, 단독 소유권, 단일 회원 유한 책임 회사, C-Corp, S-Corp, 동업Partnership, 신탁/재산 관리 또는 유한 책임 회사 등에서 하나를 선택하면 된다. 주소와 TIN을 입력한 후 서명 및 서명 날짜를 표기하여 양식을 작성한다.

W-9에는 개인이 아닌 특정 법인에 적용되는 코드이며 면제를 다루는 섹션에 있다. 이는 금융 기관에 대한 원천 징수 또는 FACTA(Foreign Account Tax Compliance Act) 보고 요건에서 면제되는 것에 적용된다. 요컨대, 예비 원천 징수는 회사와 은행이 다른 형태의 지불과 수입에서 가져 오는 원천 징수이다. 면제 및 예비 원천 징수에 대한 자세한 정보는 IRS 웹 사이트의 W-9 양식 3~4 쪽에서 확인할 수 있다.

일반적으로 회사는 계약자에게 비용을 지불하기 전에 W-9양식을 발행한다. 600달러 기준 액을 초과 할 것으로 예상하지 않더라도 W-9 양식을 발행할 수도 있다. 그러나 비정규 계약직이고 1099-MISC 양식 수령 자격이 있지만 W-9양식을 받지 못했다면 언제든지 IRS 웹사이트에서 양식을 다운로드 하여 직접 보낼 수도 있다. W-9양식을 요청자에게 보낼 때 민감한 개인정보가 포함되어 있으므로 보호되지 않은 이메일에 첨부 파일로 보내지 말아야 한다. 보안을 보장하기 위해 직접 배달, 미국 내 우편 또는 암호화된 이메일 첨부 파일을 통해 보내는 것이 안전하다.

최근 많은 회사들은 ‘Track1099’와 같은 서비스를 사용하여 편리하고 안전한 방식으로 보안 위험을 최소화하고 있다. 이러한 리스크 관리를 하는 회사들은 전체 서비스에 대한 비용을 지불하는 것이 아니라 발송된 양식에 대해서 만 비용을 지불하면 되기 때문에 상당히 비용 대비 효과적이다.

이후 회사는 세금을 신고할 시기가 되면 계약자에게 1099-MISC 양식을 쉽게 제공할 수 있다. 정확한 W-9양식 없이는 1099-MISC양식을 받을 수 없으므로 법적 또는 비즈니스 이름, 주소 또는 TIN이 연내 변경되는 경우 수정되어 있는지를 먼저 확인해 보는 것이 중요하다.

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<준 엄 CFPⓇ EA 세무사>