건강보험 개혁법 시행 이후 1095C 보고와 관련해 2015 년 자료를 바탕으로 한 첫 벌금 관련 공문이 해당 고용주들에게 전달된 이후 많은 고용주들의 부담이 커지고 있다.

특히 앞으로도 이같은 현상이 매년반복될 가능성이 매우 높기 때문에 개혁법에 의거한 고용주들의 1095C 작성 및 제출은 더욱 신중해져야 한다는 게 전문가들의 일반적인 의견이다. 그래서 오늘은 1095C 에 대해 보다 정확한 이해를 돕기 위해 기본적인 내용들을 설명하도록 하겠다.

우선 1095C 를 보고해야 하는 이유인데, 정부는 건강보험개혁법에 따라 50 명 이상의 직원을 둔 사업체들이 제대로 건강보험 제공 의무를 지키고 있는지를 확인하고, 동시에 직원이 회사에서 제공하는 건강보험 대신 정부 보조를 받는 건강보험을 선택하고 있는지를 살펴보기 위함이다.

보고 대상은 50 명 이상의 풀타임 직원을 둔 고용주이지만, 이는 정확히 풀타임 직원 수를 얘기하는 것이 아니라 실제 풀타임 직원을 포함해 풀타임직에 준하는 직원이나 파트타임 직원들의 근무시간을 계산해 산출해 낸 시간에 의해 그 수가 결정된다.

결국 현재 실제 풀타임 직원이 50 명 미만이어도 파트타임 직원 수가 많다면 50 명이 넘을 수 있다는 얘기다. 그리고 현재 직원들에게 제공하는 보험이 셀프펀드(Self fund)라면 고용주는 직원이 50 명이 이상인 경우 1095C 와 함께 작성해야 할 추가항목이 있고, 반면 49 명 이하라면 1095B 를 작성해야 하는 점을 유의해야 한다.

1095C 작성이 어려운 이유는 보험가입 여부, 고용 실태, 보험제공 시기 등이 각 직원마다 다른데 이를표기하는데 코드를 사용하기 때문이다.그런데 코드들이 가지고 있는 내용들이 어떤 것들은 비슷해 보이기 때문에 자칫 잘못된 코드를 사용함으로써 문제가 될 수 있다. 때문에 고용주는 각 코드의 정확한 의미를 이해해야 하고, 자신이 운영하는사업체에 잘 맞춰 기록하도록 주의를 기울여야 한다. 그리고 이를 누가 작성하든 모든 책임은 고용주에 있음을 기억해야 한다.

하지만 고용주는 이에 대한 전문지식이 부족하고 여기에 오랜 시간을 투자하는 게 현실적으로 어렵기때문에 H.R. 책임자가 직접하거나 사업체를 담당하는 회계사가 맡기는 경우도 있고, 아예 페이롤을 담당하는 제 3 자에게 위탁하기도 한다.

그러나 설령 3 자에게 위탁을 했어도 책임을 지지 않기 때문에 이에 대한 확인은 결국 고용주 몫이 된다는 점을 잊어서는 안 된다.일부에서는 건강보험을 판매한 보험 에이전시가 해줘야 하는 것이 아니냐는 질문도 있지만 이는 에이전시의 의무는 아니다. 대신 좋은 에이전시들은 이 양식 작성을 돕기 위해 코드에 대한 정확한 설명과작성요령, 그리고 잘못된 점들을 찾아내 문제가 발생하지 않도록 많은 지원을 해주기도 한다. 1095C 를 제출하지 않을 경우 어떻게 될까?

서론에서 설명했듯이 IRS 로부터 벌금을 부과받을 수 있다. 벌금은 직원 수로 계산하기 때문에 수가 많으면 그만큼 액수도 높아진다. 그런데 벌금을 냈다고 해서 보고가 면제되는 것이 아니며, 결국 재작성해 보고해야 하니 처음부터 신중하게 임하는 것이 좋다.
적어도 현재까지는 IRS 가 보고내용에 대한 실수나 의도치 않은 누락 등에 대해서는 관대한 입장이지만, 아예 보고를 하지 않는 것에 대해서는 엄격한 잣대를 들이대고 있음을 기억하자.

마지막으로 1095C 보고 마감일을 기억해야 하는데, 서면으로 제출할 경우 2 월 28 일, 전자양식(electronic “lers)은 3 월 31 일이지만 올해는 휴일이 끼여 있어 실제는 4 월 2 일이 된다. 특히 250 명이상인 경우에는 전자양식만을 사용해야 한다는 점을 잊지 말아야 한다.

새로운 법이 시행되면 이를 이행해야 하는 입장에서는 익숙해지기까지 상당한 시간이 필요할 수밖에없다. 하지만 이를 귀찮게 여기지 않고 적극적으로 이해하기 위해 노력한다면 그만큼 비즈니스 운영에도 도움이 된다.

그리고 만약 이를 작성하는데 정말 어려움을 느낀다면 하루라도 빨리 회사 회계 담당자나 건강보험 담당 에이전트를 통해 해결방안을 모색해야 제때 보고를 마칠 수 있다. 최대한 정확한 보고가 중요하기때문이다.

문의: (800)943-4555

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<박기홍 천하보험 대표>