세금보고 시즌이 돌아올 때마다 스몰비즈니스 오너들은 뒷덜미가 뻐근해진다.

대부분의 스몰비즈니스 업주들은 회계사나 변호사를 고용해 소득세 신고를 준비한다. 그럼에도 불구하고 택스리턴은 여전히 그들의 혈압을 높이는 귀찮고, 번거롭고, 신경 쓰이는 일이다.

지난해 전국중소기업협회가 실시한 서베이에 따르면 스몰비즈니스 소유주의 거의 60%가 연방세 보고와 관련한 가장 큰 문제로 행정적 부담을 꼽았다.

또한 조사에 참여한 675명의 오너들 가운데 85%는 세금보고 준비를 전문가에게 맡긴다고 밝혔다.

공인회계사들은 “스몰비즈니스 오너들의 경우 소득관련 서류를 빠짐없이 정리해 보관하고 세금함정(tax pitfalls)에 빠지지 않도록 주의하면 세금보고의 부담을 크게 덜 수 있다”고 말한다.

택스리턴과 관련해 스몰비즈니스 소유주들이 염두에 두어야 할 4가지 사항을 짚어본다.

1. 문서보존의 중요성

스몰비즈니스 소득세신고를 준비하는 과정에서 회계사들이 맞닥뜨리는 최대 문제는 관련 문서가 제대로 정리되어 있지 않거나 아예 없다는 점이다.

시중에 어카운팅 소프트웨어(accounting software)가 나와 있음에도 불구하고 이를 사용하는 중소기업 오너들은 그리 많지 않다. 영수증과 은행 스테이트먼트를 멋대로 파일폴더에 쑤셔 박아 두었다가 세금시즌 마감시한에 임박해 필요한 서류를 찾느라 부산을 떨곤 한다.

플로리다주 보카 라톤 소재 회계전문업체인 카우프만 로신의 스캇 버거는 “자료정리를 위해 회계 소프트웨어를 사용하면 세금보고 준비가 용이할 뿐 아니라 큰 손실을 불러올 수 있는 실수를 방지하는데 도움이 된다”고 조언한다.

또 사용자의 체킹 계좌를 소프트웨어에 링크시킬 수 있어 데이터입력 작업을 줄여준다. 재무기록은 세금보고 소프트웨어에도 연결시킬 수 있기 때문에 택스리턴 준비에 걸리는 시간이 단축된다.

자료보존은 비단 세금보고에만 필요한 것이 아니다. 대출을 받거나 투자를 유치할 때에도 은행과 투자자에게 재무기록을 제공할 필요가 있다.

버거는 “비즈니스를 한 단계 격상하길 원한다면 평소에 재무기록을 꼼꼼히 챙기는 것이 중요하다”고 강조했다.

2. 세금보고를 통한 교육

뉴욕의 회계법인 모리슨, 브라운, 아르지즈 & 페라에서 어카운턴트로 근무하는 에밀리오 에스칸돈은 “많은 스몰비즈니스 업주들이 세금보고를 한 후 세금보고서 사본을 요구하지 않는다”며 “이는 대단히 나쁜 습관”이라고 지적했다.

그는 “택스리턴은 마치 성적표처럼 업소가 어떻게 운영되고 있는지를 보여준다”며 “성적표를 보면 어떤 과목에 더 신경을 써야할지 알 수 있는 것처럼 세금보고서를 살펴보면 비즈니스의 어느 부분을 개선해야 할 필요가 있는지 금방 파악할 수 있다”고 말했다.

따라서 세금보고서를 검토하고 회계사와 상의하면 미래의 영업계획을 짜는데 도움이 된다.

세금보고년도에 영업손실을 입었다면, 그 이후에도 같은 결과가 나올 수 있다.

에밀리오는 “늘 전향적인 접근법을 취해야 한다”며 “스몰비즈니스 소유주들은 세금보고년도의 손실을 이용해 전년도 보고를 수정할 수 있다는 사실을 알아두어야 한다”고 말했다.

3. 종업원과 프리랜서의 차이

프리랜서를 고용한 스몰비즈니스는 이들을 직원으로 분류할 수 없다는 사실을 잊지 말아야 한다.

많은 회사들이 프리랜서를 고용하는 이유는 이들의 소셜시큐리티 세금과 메디케어세를 보조해야 할 의무가 없고 건강보험을 제공할 필요가 없어 인건비를 절약할 수 있다는 이점 때문이다,그러나 현행 법규에 따라 업주는 프리랜서를 정규직원들과 똑같이 통제하거나 이들의 업무내용을 제멋대로 조정할 수 없다.

회사 측은 2월1일 이전에 종업원들에게는 2015년도 보수내역을 기록한 W-2 폼을, 프리랜서에게는 1099폼을 각각 발급해주어야 한다.

스몰비즈니스 오너들은 그들 자신이 다른 기업을 위해 일하는 프리랜서인 경우가 많다.

지난해 다른 회사의 하청업체나 협력업체로 일한 스몰비즈니스 소유주는 반드시 해당 업체들로부터 1099을 받아 관련 소득을 신고해야 한다.

IRS는 1099에 기록된 소득내역을 프리랜서 납세자의 신고소득과 대조해 누락소득이 발견될 경우 일단 당사자에게 연락을 취해 확인 작업을 벌인다.

4. 자택사무실과 자동차

집의 공간을 사무실로 활용하는데 대해 세금공제를 해줄 것인지는 업주와 IRS사이의 오랜 논쟁거리다.

비즈니스 운영을 위해 오너가 패밀리룸의 절반을 사무실로 사용한다 해도 IRS는 홈오피스 세금공제를 허용하지 않는다. 홈오피스는 비즈니스 목적만으로 사용되는 별도의 공간이어야 한다는 규정 때문이다.

그린월드는 “이론적으로 패밀리룸 한 켠에 파티션을 쳐서 별개의 공간을 만들면 홈오피스로 인정받을 수 있다”고 말했다.

현실적으로 해당 납세자가 회계감사에 걸려 방문조사를 받기 이전에는 IRS는 그가 집에 별도의 사무실 공간을 만들었는지 아닌지를 알 도리가 없다.

한편 IRS는 오너가 소유 차량을 사적인 용도와 함께 비즈니스 목적으로도 사용한다는 사실을 인정한다. 그러나 세금공제를 받기 위해 오너는 비즈니스 용도로 매일 몇 마일을 운행했는지를 일일이 기록해 두어야 한다. 물론 대부분의 업주들은 이 작업을 소홀히 한다.

트립로그(TripLog)처럼 비즈니스 마일리지를 추적하는데 도움을 주는 스마트폰 앱을 이용하면 쉽게 기록을 남길 수 있다.

<김영경 객원기자>