사업을 부부 단 둘이서 할 수도 있겠지만 규모가 조금만 커지면 종업원을 한 명 두 명 고용하게 됩니다. 이렇게 종업원을 고용을 하게 되면 사업주는 고용주가 되고 종업원 세금 보고를 해야 합니다. 종업원세금 보고는 연방정부 국세청 (Internal Revenue Service) 과 가주 정부 (Employment Development Department 이하 EDD)에 따로 하게 됩니다.

세일즈 보고는 조세 형평국 (Board of Equalization) 에 하게 되고 조세 형평국에서는 사업주가 세일즈 보고를 잘하고 있는지 세일즈 감사를 실시 하듯이 종업원을 고용하게 되면 종업원 세금 보고를 국세청과 EDD 에 하게 되는데 주로 EDD 에서 종업원 감사를 실시하게 됩니다.

EDD 에서 종업원 감사를 나오게 되면 다음과 같은 감사 절차를 따르게 됩니다. 일반적으로 종업원 세금 감사는 최근 3년치의 종업원 세금 보고 기록을 보게 됩니다. 하지만, 가끔 종업원 세금 보고를 하지 않은 경우에는 3년 이상 종업원 세금 보고 감사를 하는 경우도 있습니다.

감사원은 종업원 세금 보고 기록을 감사하기 전에 먼저 감사 면접을 고용주 또는 회계사와 같은 감사 대리인과 면접을 하게 됩니다. 감사 면접 중에 다루어지는 내용들은 종업원 감사를 실시하게 되는지에 대한 목적 설명, 감사의 순서와 절차에 대한 설명, 사업주에 관한 일반적인 질문사항들, 그리고 사업장에 관한 영업방식과 다른 운영 방식들에 관해서 질문들이 다루어 지게 됩니다.

월급에 관한 문서관리는 고용주가 직접 손으로 종업원 월급을 한 장씩 써주는 가장 쉽게 할 수 있는 방법에서부터 월급 서비스를 전문적으로 해주는 회사를 고용하여 모든 작업이 컴퓨터와 인터넷으로 이루어지는 복잡한 방법을 사용할 수 도 있습니다. 가주에서 사업을 하는 모든 고용주는 종업원에게 주는 월급에 관한 모든 자료를 정확하게 보관하고 있어야 합니다. 현재 일하고 있는 종업원은 물론이고 계약자 (Independent contractors) 에 지급된 모든 월급과 비용관련 기록을 가지고 있어야 합니다.

가끔 종업원을 해고하거나 종업원이 스스로 직장을 그만 두었다고 해서 종업원에 관한 기록을 버리는 경우를 종종 보게 되는데 종업원 관련 모든 서류는 버리시면 안됩니다. 국세청과 가주 세법에 의하면 고용주는 특정 종업원 관련 서류는 영구 보존해야 한다고 했습니다.

영구 보존을 해야 하는 종업원 관련 서류는 취직 신청서 (Application for Employment), 취업 수락 편지 (Offer Letter), 월급 변동 사항과 직업적 위치에 관한 서류, 해고 사유 편지 등이 있으며 그 외에도 많은 종업원 서류를 보통 3년에서 7년까지 보관을 해야 합니다. 요즘은 컴퓨터 스캔을 해서 컴퓨터 파일로 보관을 하는 것도 많이 보편화가 되어있고 또한 국세청과 EDD 도 스캔 파일을 인정을 해주니 종이로 보관을 하기 힘드신 분들은 컴퓨터 파일로 보관하시면 됩니다.

고용주가 제공하는 종업원 관련 서류 준비가 끝나면 감사원은 관련 서류를 하나씩 확인을 하게 됩니다. 사업체가 개인 사업인지, 주식회사인지, 아니면 다른 어떤 형태의 사업으로 운영하는지 확인하며 그에 따른 라이센스를 제대로 가지고 있는지 확인을 하게 됩니다.

그 다음에 감사원이 중점적으로 확인하는 것 중에 하나는 종업원과 계약자의 구분입니다. 고용주는 종업원 세금과 종업원 산재 보험 비용을 줄이기 위하여 종업원을 계약자로 구분을 해서 폼 1099 을 발행하는 경우가 있는데 감사원은 이 부분을 집중적으로 조사하게 됩니다. 그 다음으로 감사원은 보고 되지 않은 월급과 계약자에게 지급된 현금 지불을 집중적으로 조사하면서 이러한 지불 내역, 경위 그리고 고용주와 계약자와의 관계를 조사하게 되지요.

다음주에는 EDD 감사원이 어떤 서류들을 조사하는지 그리고 국세청과 EDD 가 어떻게 정보를 서로 주고 받는지 알아보겠습니다.

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