■ 책상정리 잘 하는 사람이 성공한다
책상정리는 쉬운 것 같지만 쉽지 않다. 가정이나 직장에서 서류나 물건들을 잘 정리해 놓는 사람이 성공할 확률이 높다고 한다. 성공하는 사람의 책상은 깔끔하고 심플하다는 것이 전문가들의 지적이다. 책상 위에 쌓인 서류더미에서 필요한 자료를 30분 만에 찾아내거나 잡동사니가 널려져 있다는 것은 그 사람이 일을 잘 처리하지 못하고 있거나 혹은 집안에서 가족과의 관계도 원만치 않다는 것을 입증하는 간접적인 증거가 된다.
책상정리는 별 것 아닌 것 같지만 잘만 하면 업무효율을 높일 수 있고 살아가면서 스트레스를 덜 받는 방법이기도 하다. 왜냐하면 직장인들의 경우 하루의 대부분을 책상에서 보내기 때문에 쓸데없는 물건이나 서류를 잔뜩 쌓아두고 근무하면 집중이 잘 되지 않는다. 집에서도 깔끔한 책상은 안락한 분위기를 주지만 지저분한 책상은 불쾌감을 유발하며 손님이라도 초청할 일이 생기면 쓸데없이 스트레스를 받는 요인이 된다. 책상정리 잘하는 법을 소개한다.

■기본적으로 종이 없는 시스템을 구축한다
종이 없는 시대가 오고 있다. 대부분의 사무실에서 웬만한 서류를 이젠 이메일로 주고받고 컴퓨터에 항목별로 폴더를 만들어 따로 보관하며 인쇄를 잘 하지 않는다. 책상 위의 자질구레한 서류로 인해 지쳤다면 이를 전산화해서 종이 없는 시스템으로 획기적으로 바꿔보는 것도 괜찮다. 즉 종이 전체를 스캐너해서 디지털화하는 것이다.
간단하게 사진과 서류를 스캔해서 전산화하는 작업을 실시한다. 꼭 필요한 서류를 스캔해서 전자화하고 종이는 다 폐기한다. 나중에 꼭 필요한 서류만 인쇄해 사용하면 된다. 그러면 한결 정리가 될 것이므로 서류더미에 허덕일 필요도 없다. 종이 없는 시스템으로 바로 가기 힘들다면 종이를 먼저 줄이는 방법을 쓴다. 은행의 스테이트먼트도 페이퍼리스로 전환하고 생활 속에서 종이 없는 환경을 먼저 구축해 본다. 그러나 어떤 경우에는 인쇄된 서류가 필요할 때가 있다. 이럴 때는 서랍장을 마련해서 항목별로 인쇄한 종이들을 모아둔다.

■책상 위에 있어야 하는 물건과 버려야 할 물건을 분류한다
책상 위에는 컴퓨터, 메모지, 노트, 필기도구만 있으면 충분하다. 책상에 두어야 할 물건들은 당연히 자주 사용하는 물건과 아이디어나 지시사항 등을 바로 적을 수 있는 수첩이 해당된다. 기분을 전환시킬 수 있는 물건도 놓아둔다.
그러나 분위기를 저하시키는 죽어버린 화분이나 오랫동안 방치된 서류더미 등은 처리할 필요가 있다. 또한 사진도 너무 많으면 주의가 산만해질 수 있다. 모든 잡동사니를 한꺼번에 정리하려면 스트레스로 인해 지치기 십상이기 때문에 퇴근 전 5분만 투자해 본다. 책상도 여러 개의 구역으로 나눠 한 달 혹은 두 달을 목표로 한 섹션씩 정리해 나가면 본인의 기분도 좋아지고 업무능률도 오르게 마련이다.

■궁극적으로 책상 위에 아무 것도 없는 스타일을 추구한다.
출근하자마자 책상 위에 걸레질을 해본다. 책상 위 곳곳에 먼지가 빼곡하게 쌓여 있는 것을 발견하게 될 것이다. 집에서도 청소를 하다 보면 더러운 공간이 발견된다. 청소를 하면서 깨끗하게 치우고 싶다는 욕구가 생길 때 타이밍을 놓치지 않고 바로 버릴 것은 버린다. 지금은 바쁘다며 일 끝나면 치우겠다고 생각하는 순간 원점으로 돌아간다.
책상 위에서 일주일 이상 보지 않고 방치된 물건이나 서류는 지금 필요 없는 경우가 태반이다. 버리거나 폴더를 만들어 정리한다. 그리고 책상 위에는 지금 해야 할 일만 꺼내놓고 일한다. 방만한 서류 위에 앉아서 일하는 것보다는 훨씬 업무효율이 높아진다. 그리고 퇴근 전 사용한 물건을 치우고 책상 위를 다시 걸레질 한다. 아침에 출근했을 때처럼 치우고 싶은 마음이 들었을 때 바로 실행에 옮긴다. 또한 일주일에 한 번은 편한 시간을 할애해 30분 정도씩 책상 위에 있는 물건을 정리한다.

■책상정리를 통해 심신이 새로워지는 경험을 한다
실제로 직장에서 혹은 가정에서 책상 정리 이후 업무능력이 향상되는 경험을 하게 될 것이다. 또한 스트레스가 사라져 기분이 좋아지며 시간을 가치 있게 활용할 수 있게 된다. 책상과 사무환경이 깨끗하면 설사 과로를 해도 피곤함이 덜하다. 책상정리를 통해 심신이 새로워지고 환경의 변화를 일으킴으로써 성과를 만들어낼 수 있는 여유가 생긴다는 것이다.
모든 업무가 정리정돈이 잘된 책상에서 더 될 것이라는 것은 자명하다. 여러 가지 서류가 쌓여있고 지저분한 책상에서 창의적인 구상이 나오기는 힘들 것이다. 이젠 원칙을 실제로 생활에 적용하면 도움이 될 것이다.

▲프린트 버튼을 누르기 전 그 자료가 꼭 필요한 것인지 확인하다
필요하지도 않고 보관할 것도 아닌데 그냥 습관적으로 인쇄하는 경우가 적지 않다. 중요한 문구가 있다면 그 부분만 복사해서 본인이 자주 쓰는 폴더로 옮겨놓으면 된다. 직장에서 인쇄하는 종이의 상당부분이 쓸데없는 낭비요소가 많다. 종이를 아끼는 것은 물론 본인의 작업환경이 심플해지는 일석이조의 효과를 거둘 수 있다.

▲노트 한 권에 메모를 한다
메모노트를 한 권 지정해서 이곳에만 필요한 사항을 적어놓으면 필요할 때 빨리 찾을 수 있어서 좋다. 메모지에도 적고 노트에도 적고 닥치는 대로 적다보면 정작 필요할 때 어디서 찾아야할지 막연해진다.

▲퇴근하면서 책상 위에 아무 것도 남기지 않는다.
처음부터 시행에 옮기려면 쉽지 않을 것이다. 그러나 ‘시작이 반’이라고 먼저 책상 위에 아무 것도 없이 치워본다. 책상에서 치운 것을 바로 버리기 힘들다면 조금씩 버려본다. 생각이 정리되고 몸도 가벼워진다.

▲기사는 복사 하거나 종류별로 모아 보관한다
기사 원본을 모아 보관하려면 양이 상당히 많아진다. 규격을 조금 줄여서 복사를 한 후 모아두고 종류별로 분류를 해야 나중에 찾기가 쉬워진다.

▲미루지 않는다
나중에 봐야지 하고 생각하는 순간 또 서류는 쌓이게 된다. 그 서류를 봤을 때 이것이 없으면 업무에 치명적인 지장을 주겠다고 생각이 드는 서류만 빼고는 버린다. 그러나 버려야 할지 보관해야 할지 잘 판단이 서지 않는 서류들은 따로 박스로 모아둔다. 이 서류들도 빠른 시일 내에 보관 여부를 결정할 필요가 있다. 잘 버려야 또 창의적인 생각이 떠오른다.

▲결제서류는 완결, 보류, 미결도 간단하게 나눠 정리한다
결제서류도 쌓이다 보면 양을 무시 못 한다. 한꺼번에 놓아두면 이를 찾는 데도 애를 먹는다. 완결된 서류와 보류된 서류, 미결서류 3종류로 분류한 후 이 가운데서도 폐기처분할 서류와 보관해야 할 서류를 잘 구분한다.


<박흥률 기자>