■ 오너들이 빠지기 쉬운 함정들
봄은 약진의 계절이다. 특히 봄은 보통 대청소하기에 좋은 시기이다. 업소의 외양을 깨끗하게 청소하는 것도 중요하지만 내부의 문제를 청소(해결)하는 것이 더 중요하다. 1월초에 새해 결심을 하고 나서 흐지부지 될 시점이 바로 지금이이지만 봄맞이 대청소를 통해 익숙해진 악습들을 고칠 수 있는 계기를 마련할 필요가 있다. 봄맞이 대청소는 단순하게 캐비넷의 묶은 서류를 버리고 화장실을 청소하는 것에서 끝나는 것이 아니다. 봄이야말로 당신의 시간과 에너지를 소진하게 만들었던 사안들을 한 번에 정리하고 새로운 힘으로 약진해야할 시기이다. 비즈니스 오너가 순익을 내지 못하면서 그 사실조차 인식하지 못하고 있다면 이것은 심각한 문제이다. 비즈니스 오너들이 흔히 빠지기 쉬운 함정을 정리했다.


■엉망이 된 일정들
하루의 일정을 미리 계획하지 못한다면 비즈니스 오너들이 쓸데없이 시간, 에너지, 돈을 낭비할 수 있다. 제대로 일정을 계획하지 못함으로 집중이 되지않고 생산성을 떨어뜨리는 것은 물론 경비도 축이 나게된다. 물론 매일의 일정을 짜는 것도 중요하지만 3일 단위로 일정을 미리 짜게되면 미팅, 마감일, 혹은 다른 예기치못한 상황에 대비해서 훨씬 유연하게 조정할 수 있다. 또한 3일 플랜은 당신의 장래일정에 대해 초과예약없이 일정을 연기할 수 있게 된다. 3일 플랜을 조정할 때 하루에 몇분정도만 써도 된다.

■자신이 모든 것을 하려는 욕심
한 설문조사에 따르면 스몰 비즈니스 가운데 보통 75~80%정도는 비효율적인 시간관리로 직원들의 봉급은 물론 오너들의 봉급까지 낭비하고 있는 것으로 나타났다. 오너가 회사의 전반적인 업무를 혼자서 다 해결하려다 보면 쉽게 지치고 본인이 내야할 창조적인 아이디어조차 집중할 수 없는 우를 범하게 된다. 회계업무, 인력관리, 웹사이트 관리등을 관련기술이 있는 직원에게 맡기거나 혹은 훈련을 시켜서라도 분담을 시키는 것이 장기적인 관점에서 비즈니스가 사는 길이다.

■무질서한 방향설정
위임하는 과정을 보다 효율적인 방향으로 설정하기 위해서는 시스템을 구축할 필요가 있다. 매 과제가 수행될 때마다 각 단계를 상술하고 이를 완수하기 위해 직원들을 훈련시켜야한다. 많은 직원들은 관찰을 통해서 배운다. 직원들이 과제를 수행하기 위해서 어떻게 해야하는 지 요령을 익힐 수 있는 기회를 줄 필요가 있다. 최적의 효율을 올리기 위해서는 가능하면 많은 활동이 포함된 과정을 보여주고 한명이상의 직원을 훈련시킬 필요가 있다. 만약 임무를 맡았던 직원 한명이 병가나 비상 사태등으로 임무를 수행하지 못할 경우 다른 직원이 임수를 완수할 수 있도록 해야한다.

■훈련받지 못한 산만
사무기기 제품 ‘브라더 인터내셔널 콥’이 2010년 조사한 바에 따르면 직원 한명이 사무실에서 연중 38시간을 잃어버린 물건을 찾는 데 사용되는 것으로 나타났다. 많은 사람들이 물밀듯 닥쳐오는 온갖 사안을 해결하는 데 어려움을 겪고있다. 필요없는 시간낭비를 없애기 위해서는 중요한 서류를 찾아내는 데 쓸데없이 낭비하는 시간을 없애기 위해서 컴퓨터 등을 이용해 잘 정리해 놓을 필요가 있다. 또한 이메일을 확인하는 것도 제한할 필요가 있다. 메일을 너무 자주 확인하다가 일의 흐름을 놓칠 수 있기 때문이다. 만약 소셜 미디어가 오히려 일을 효율적으로 하는 데 방해가 된다면 ‘Anti-Social’‘RescueTime’같은 소프트웨어를 활용할 필요가 있다.

■새는 비용
매달 비즈니스 비용을 정확하게 감사한다. 예를 들어 원치않는 잡지 구독, 워런티 프로그램, 수수료가 부과되는 웹사이트 분석 프로그램 등으로 인해 쓸데없는 비용을 낭비할 수 있다. 이러한 예산상의 누수현상을 제거하는 것만으로도 상당 액수를 절약할 수 있다. 무심없이 잡지를 구독하거나 사용장비의 워러틴 프로그램에 가입하는 것등은 쉽게 할 수 있고 처음에는 표시가 나지 않지만 계속 쌓이면서 비용이 크게 늘어날 수 있다. 불필요한 비용을 아예 늘리지 말아야한다.

■모든 고객을 다 유치하려는 행위
상당수의 회사들이 양적으로만 고객을 계속 유치하는 데 쓸데없는 시간과 돈을 낭비하는 경향을 보이고 있다. 고객의 정의를 분명하게 내릴 필요가 있다. 즉 제대로 가격과 서비스를 부과하고 단골 고객이 다른 고객을 소개해줄 수 있느냐를 파악해야한다. 실제 고객이 매출과 연결되었는지 여부를 확인할 필요가 있다는 것이다. ‘고객은 왕이다’라는 말이 있지만 모든 고객을 다 유치할 수는 없다. 선별된 고객에게 제대로 된 서비스를 제공할 때 회사도 성장하고 고객의 만족도 역시 높아진다.

■힘들게 하는 직원들
직원을 고용했는 데 만약에 직원이 본인의 기술이나 기능과 맞지않는 부서에 있다면 일단 본인과 맞는 부서를 추천한다. 예를 들어 주문을 제대로 받지못하는 직원이지만 포장을 하는 데 능수능란한 기술을 보이는 직원일 경우는 부서를 옮겨주면 큰 역량을 발휘할 수 있다.
그러나 부서 이전에도 불구하고 가시적인 효과를 보이지 않는다면 관계를 끊는 것이 상호간에 이익이다. 한 명의 부정적인 직원이 나머지 직원들의 인화와 창조성마저 가로막고 업주를 지치게 할 수 있기 때문이다. 당신은 보스이고 할 일이 산적해있는 데 직원 한명 때문에 발목을 잡힌다면 이는 큰 문제다. 굳이 한 사람의 직원 때문에 골치아파할 필요가 없다.
한편으로는 해당 직원이 왜 행복하지 않은 지 솔직하게 대화도 시도해야한다. 문제점을 찾아서 상황을 바꿀 수 있는 요소를 찾아본다. 최소한 그 직원으로 인해 전체적인 분위기가 해치지 않도록 해야한다.

■지속적인 지연
당신이 마지막까지 업무를 지체한다면 당신은 왜 그러한지 이유를 분석해볼 필요가 있다. 과로로 인한 피로누적일 수도 있다. 혹은 불확실성 때문에 그럴 수도 있다. 만약에 프로젝트가 너무 크고 부담스럽다면 연기는 불가피할 수 밖에 없다. 이럴 때는 프로젝트를 매니지할 수 있는 단계로 나눠야 한다는 것이다. 또한 하루 근무 8시간 내내 집중할 수는 없다. 30분이나 한시간정도는 휴식이 필요하다. 일을 적당하게 나눠서 하는 것이 더 효율적이다.


•효율적인 업무개선 요령
1.공급업자를 잘 정리한다.
컨트랙터나 공급업자와 일하고 있다면 현재 진척사항에 대해서 알려줄 필요가 있다. 그들은 그 분야의 전문가들이기 때문에 당신이 일하는 데 큰 도움을 줄 것이다.

2.인력-통계에 대한 백업시스템을
갖고 있어야한다.
만약에 중요한 통계나 인력을 잃는다면 이보다 더한 손실은 없다. 중요한 정보와 노하우는 한 명이상의 직원과 공유해서 중요한 데이터를 보관하는 데 지장이 없도록 한다.

3.배운 교훈을 학습한다.
비즈니스를 성장시키면서 어떤 아이디어는 작동할 것이고 어떤 아이디어는 실패할 것이다. 당신이 취득한 지식을 직원과 나눠야 한다. 그 과정을 데이터베이스나 종이에 기록해둔다.

4.돈이 가장 우선순위이다.
당신이 어디서 돈을 낭비했는 지도 모르고 있다면 이것은 이미 늦은 것이다. 당신의 돈을 콜렉션할 수 있는 시스템을 구축할 필요가 있다. 페이먼트 체납은 금방 추적하고 현재 재정의 흐름이 원활한 지 살펴보야아한다.

<박흥률 기자>