자기 일을 하지 않고 놀 구실만 찾고 있는 직원을 제외하고는 아무도 회의에 참석하는 것을 원하지않는다. 직원들이 회의를 하는 동안 본인의 일을 하지 못하는 것은 확실하다. 미국에서 연간 30억차례의 회의가 있다는 웃지못할 통계도 있다.

그럼에도 불구하고 우리는 회의를 전혀 배제하기 힘든 현실이다. 현재 업무를 조정하기위해 회의가 필요한 것도 사실이다. 그리고 새로운 기획을 위해서도 필요한 회의는 있어야한다. 그렇다면 적은 시간을 들여서 회의를 효율적으로 해볼 수 있는 방안을 알아본다.

■제한적이고 초점을 맞춘 의제를 설정한다.
회의를 잘못 진행하다보면 슬슬 노는 분위기가 될 수도 있고 너무 많은 소재를 다루려다 오히려 혼동스러운 가운데 비생산적으로 끝날 수 있다. 회사의 수많은 현안을 단 한번의 회의로 해결할 수는 없다. 이것은 불가능한 일이다. 그대신 한 의제씩 천천히 시간을 두고 문제 해결의지를 보인다면 그렇게 어려운 것도 아니다.
매니저와 직원들이 문제를 해결하려는 적극적인 의지만 있다면 한두 번의 회의로도 현안이 금방 해결될 수 있다.

■정기적으로 회의를 진행한다.
특별히 논의할 이슈가 없으면 회의를 자제한다. 예를 들어 주간 미팅은 2주에 한번 혹은 1달에 한번 해도 된다.

■참석자수를 제한한다.
누가 꼭 모임에 참석을 해야하는 지 고려한다. 필요한 인원만 빼고는 굳이 참석을 할 필요가 없다. 시간이 돈이라는 사실을 명심할 필요가 있다. 소중한 업무 시간을 굳이 하나마나한 회의로 낭비하지 말고 만약 회의중에 해당 직원이 꼭 필요한 상황이면 그때 호출을 해도 된다.

■회의시간을 최소한화 한다.
회의시간이 늘어지지 않도록 한다. 대부분의 참석자들이 1시간 정도 되면 회의에 집중을 할 수 없고 회의 내용에 집중도 되지않는다. 즉 좋은 회의는 여성의 미니스커트처럼 짧아야한다는 이야기다. 흥미를 잃어버리지 않을 만큼 짧아야하지만 그러나 커버할 것은 다 커버해야한다.

■인터넷을 최대한 활용한다.
직원들을 한 자리에 모으는 것은 예전처럼 쉽지않다. 재택근무자도 있고 서로 업무시간도 틀릴 경우가 있기 때문이다. 이메일을 통해서 지시사항을 전달한다든가 서로 의견을 주고 받을 수도 있다. 교육도 인터넷을 통해서 할 수 있는 방법이 얼마든지 있다.

■메모를 보낸다.
새로운 회사의 정책을 알리기위해 설명용 비디오를 만들 수도 있고 회사 블로그에 포스트 할 수도 있으며 예전처럼 그저 메모를 붙여도 된다. 불요불급한 회의는 피하라는 이야기다.

■회의에 새로운 기법을 도입한다.
만약에 직원들이 회의 시간을 지겨워한다거나 하품을 하게되면 직원들이 회의에 더욱 흥미를 느끼게 하고 적극적으로 참여하도록 유도할 수 있는 방법을 알아본다. 시중에는 회의를 생산적으로 할 수 있는 방법을 담은 책자들도 많이 나와있다.
■회의를 준비한다.
회의 전에 자료를 미리 받아 준비하면 참석자들의 시간을 절약할 수 있으며 특정 부분에 대해 언급할 경우 회의가 필요 없을 수도 있다. 만약 미리 받은 자료에 대해 질문이 있다면, 작성자나 다른 사람들에게 미리 이메일 등을 통해 질문을 한다면 질문을 받은 사람들은 그 질문에 대해 생각할 시간을 가질 수 있다.

■목적을 분명히 한다.
회의를 준비할 때 어떤 결론이 나와야 하는가에 대해 자문자답할 필요가 있다. 또한 회의가 끝날 때 참석자들은 회의 시작 때보다 더 관계가 좋아질 것인지 스스로에게 질문한다.

■중요한 사안부터 이야기한다.
회의에서 가장 중요한 일을 먼저 이야기해야한다. 사람의 집중력은 한계가 있기 때문에 가장 중요한 현안을 먼저 해결하고 그 다음 순서로 넘어가는 것이 바람직하다. 가장 중요한 일에 대한 이야기로 시간을 모두 사용한다 해도 그 비중이 크다면 성공한 회의로 보면된다.

■회의 내용을 기록한 후 돌려본다.
회의후 얼마 지나지않아 회의에서 기록한 내용을 참석자들에게 배포한다. 특정 업무에 대해 배정된 직원들이 정확한지 확인한다. 회의 내용기록이 정확하지 않았다면 신속히 교정을 해야할 것이다. 발제자는 누구이고 책임은 향후 어떤 방법으로 업무를 진행하며 완수할 것인지 등을 정확하게 명기해야한다. 회의에 참석했던 직원들도 자신의 업무에 대해 다시 한번 확인할 수 있다.

■가끔은 서서 회의를 해본다.
회의형식을 한번 파괴해본다. 서서 움직이며 하는 회의에서 더욱 참신하고 뛰어난 아이디어가 나올 수 있다. 또한 서서 회의를 하기 때문에 회의를 자연히 빨리 끝낼 수 밖에 없다.

■회의가 정말 필요한 것인지 사전에 고려한다.
회의 주제가 자료나 보고서를 리뷰하는 것이라면 회의전에 미리 자료를 참석자에게 배포해서 읽게한다면 회의 시간을 절약할 수 있고 회의가 사실은 필요하지 않을 수도 있다. 회의가 필요하다고 판단될 경우에도 꼭 한 장소에 모일 필요가 없이 전화나 화상회의를 한다면 시간과 비용을 절약할 수 있다.


<박흥률 기자>