기업이 한 명의 인재를 채용하기 위해서 수많은 후보자의 이력서를 검토하고 면접에 필요한 여러 가지 준비과정과 수차례에 걸친 후보자와의 면접, 그리고 최종선정까지 기업 내 채용담당자가 준비해야 할 업무들이 매우 많다. 하지만 채용결정 이후에 선택한 후보자가 빠른 시간 내에 기업의 핵심인재로 자리 잡기 위해서 사전에 준비되고 지원해야 할 업무 또한 인재의 선택 못지않게 중요하다. 채용 결정 후에 준비해야 할 인사관리 업무와 서류에는 어떤 것들이 있는지 살펴보기로 하자.

우선 여러 후보자 중에서 인재를 최종 선정한 후에 기업은 후보자에게 invitation letter, 즉 offer letter를 보내야 한다. 면접과정을 설명하면서 강조했었지만 채용의 절차는 어느 한 쪽이 우위에서 일방적으로 진행되는 과정이 아닌 양측이 동등한 입장에서 펼쳐지는 일종의 협상과정이라고 할 때, 최종적으로 후보자가 이 invitation letter를 받아들여 고용 계약서를 작성하고 회사에서 업무를 시작할 때까지는 채용 결정된 후보자는 우리의 인재가 아직 아니라는 점을 인정해야 한다. 후보자는 언제나 결정을 번복할 수 있고 최악의 경우 다른 기업의 오퍼를 받아들일 수 있다는 점을 명심하자. 따라서 일단 채용이 결정된 후보자에게 보낼 invitation letter는 후보자와의 면접과정에서 논의되었던 주요 내용과 채용 조건 등을 포함해서 가능한 한 정중하게 명시할 필요가 있다.

Invitation letter(오퍼 레터)는 대개 employment agreement, 즉 고용계약서의 형태로 후보자에게 보내지게 된다. 따라서 invitation letter의 내용과 고용계약서를 함께 설명하도록 하겠다. 후보자는 invitation letter에 쓰인 내용을 확인하고 회사의 오퍼를 받아들일 지를 최종적으로 결정하게 된다. 이 레터에는 후보자와 면접과정에서 논의되었던 주요 내용을 자세하고 구체적으로 명시해야 하고, 작성 후 기업의 고문 변호사에게 검토를 의뢰하여 추후 법적인 문제가 없을지도 확인할 필요가 있다.

일반적으로 invitation letter에 포함되는 내용은 다음과 같다. 우선 후보자에게 함께 일하게 된 점을 축하하는 인사말과 함께 회사의 히스토리와 개요를 설명한다. 다음은 후보자의 업무 포지션에 대해 설명하게 되는데 업무시작 시기, 업무범위와 내용 그리고 타이틀을 명확히 정의하여 알려준다. 다음의 내용은 고용기간에 대한 언급으로 계약형태는 at will employment로 고용주와 피고용자가 언제라도 해고시키거나 퇴사할 수 있는 형태가 기본이며, 간혹 특정 포지션의 경우 계약직으로 고용이 이루어지는데 이 때는 계약조건에 고용기간이 포함되는 것이 상례이다. 그 외에 수습기간, 주당 근무시간 등에 대한 명시도 필요하다. 보수부분에서는 연봉책정과 지불방법의 내용을 포함한다. 포지션에 따라 오버타임이 적용되는 non-exempt에는 추가 근무수당 내용을 명시하여 오버타임이 적용되지 않는 exempt인 경우와 구분하는 것이 관례이다. 베니핏부분에서는 보험과 연금(401K) 및 기타 스탁옵션 등의 여부를 기입한다. 휴가부분에 대해서는 기본 휴가일수와 병가 허용여부, 법정 공휴일의 내용이 들어가야 한다. 보수부분을 제외한 일반적인 내용이 현재 근무하는 직원과 동일한 기준을 적용할 경우에는 통상적으로 사내에 미리 준비된 employee handbook으로 설명하기도 한다.

또한 기본적인 오퍼내용 이외에 invitation letter나 고용계약서에 포함되는 주요 부분으로 confidentiality agreement와 non-competition agreement를 들 수 있다. 이는 기업의 정보 보호와 경쟁사로의 무절제한 유출을 막기 위한 최소한의 보호 장치로 최근 대부분의 기업에서 인재 채용 때 실행하는 추세이다. 그 밖에 계약조건의 변경절차와 계약의 종결(해고 및 퇴사)은 어떠한 절차로 진행되는지를 밝혀야 한다. 마지막으로 계약 당사자 간의 서명을 넣는 항목을 추가하여 후보자와 기업의 인사 책임자 양측이 서명 후에 이를 1부씩 보관하여야 한다.

기업에서 제시한 오퍼를 최종적으로 후보자가 받아들이게 되면 후보자는 정식직원으로서 근무를 시작하게 되는데 이 때 I-9, W-4 등을 작성하고, 사진 있는 ID 카드 사본, 소셜시큐리티 번호 등을 받아 두게 된다. 이에 대한 자세한 내용은 다음시간에 알아보도록 하겠다.

김성수
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