CSS Profile을 마치고 한 숨 돌리고 있는 사이에 갑자기 IDOC라는 곳으로 부터 언제까지 서류들을 제출하라는 메일을 받게되어 적잖이 당황하시는 부모님들이 많다. 12월 에서 1월 사이인 이즈음은 사립대학에 지원한 많은 학생들이 IDOC으로부터 추가 서류를 요구받고 있는 시점이다. 사립 대학에 지원할 때 재정보조 신청을 하기 위해서 대부분의 학교에서 CSS 프로파일이라는 것을 요구하는 것은 이미 알고 있을 것이다. 그것을 접수한 후에 또 처리해야 할 것이 IDOC 서류인데, IDOC서류에 관한 이메일을 받고 무엇을 어떻게 해야 하는지 당황하는 부모들이 적지 않다. 그러나 당황 할 필요는 없다.

IDOC은 Institutional Documentation Service의 약자로, 칼리지보드가 각 학교에서 요구하는 학비보조 관련 서류들을 일괄적으로 접수 받아 해당 대학에 보내 주는 서비스이다. 이는 앞서 제출해 준 C.S.S. Profile 처리가 지극히 정상적으로 잘 되고 있음을 말해주는 것이다. 요즘 C.S.S. Profile을 요구하는 대학들의 IDOC 가입이 점점 늘고 있는 추세다. 대학들이 C.S.S. Profile을 통해 각종 서류들을 받다 보니, 인력 소모와 업무 혼선이 너무 심해 이를 개선하고자 IDOC을 이용하고 있기 때문이다. 따라서 IDOC에 가입한 대학들에는 대학 재정보조사무실로 직접 서류를 보내면 안되고 IDOC에 제출해 줘야 한다.

C.S.S. Profile을 마친 후 학생의 이메일로 IDOC 접속 ID를 받게 되는데 IDOC에 접속하기 위한 패스워드는 학생의 생년월일이나 소셜번호 등이며, 이들 3가지 항목중 2가지만 기재하면 IDOC 페이지로 들어가게 된다. 그러면 IDOC에서 요구하는 서류들은 어떤 것이 있을까.

IDOC에서 요구하는 서류 중 모든 학생이 제출해줘야 할 서류는 첫번째 Cover Sheet이다. 이 서류는 제출 서류들의 항목을 기재한 뒤 해당 서류들을 첨부해 Cover Sheet 하단에 나오는 IDOC 주소로 발송해 주면 된다. 두번째 중요한 서류는 2015년도 부모님 세금 보고서 사본이다. 따라서 해당연도 세금보고가 끝나기 전에는 IDOC 접수가 무의미하다. 전문가들은 그래서 자녀가 대학에 들어가는 가정의 경우 세금보고를 가급적 서두를 것을 권장한다. IDOC의 서류 마감일은 학교에 따라 다르지만 2월 15일이거나 3월1일인 경우가 많다.

세금 보고 상황에 따라 이 마감일을 지키는 것은 사실상 쉽지 않은 일이다. 혹시 마감일이 지난 경우라 하면 IDOC으로 보내지 말고 그 서류를 요구하는 학교로 직접 서류를 보내야 한다. 또한 세금보고를 안해도 되는 부모님이나 학생의 경우는 Non-tax Filer’s Statement를 작성해서 보내면 된다. 이밖에 Verification Worksheet이나 Business/Farm Supplement Form 등도 작성해야 한다. 2017-2018 학년도 부터는 해당 IDOC 사이트에 접속하면 사이트 상에서 서류를 업로드(Upload) 할 수 있다.

물론 이같은 서류들을 작성하고 준비 할 때는 내용상의 실수를 피하기 위해 전문가에게 점검을 받는 것이 바람직하다. 아울러 부모가 매번 이러한 절차와 내용을 이해하고 확인을 해나가는 습관이 중요하다고 하겠다. 학자금 보조 신청 절차와 관련, 늘 강조하는 말이지만 FAFSA나C.S.S. Profile 신청 후 대학에서 추가로 요구하는 서류들을 제출해 주지 않으면 학자금 보조를 제대로 받을 수 없다는 사실이다. 각 대학의 추가 서류 내용이 서로 다르고 제출 방식도 각기 다르기 때문에 이를 제대로 이해하지 못할 경우 불이익을 받을 수도 있음을 알아야 한다.

미국 대학의 학자금 지원 정책은 ‘First come, First serve’가 전제돼 있다. 이는 먼저 신청한 사람에게 먼저 주고 나중에 신청한 사람에게는 여력이 있을 경우에만 지급한다는 말이다. 따라서 늘 마감일을 유의하고 늦지 않도록 서류 제출을 서둘러야 할 것이다.
문의 (703)576-7803
topedupia@gmail.com

<줄리 김 탑 에듀피아 대표>