회사경영에 적합한 소프트웨어를 선택하고 업무를 전산화 하는 것은 경영능률 개선을 위해 절대적으로 필요한 요소이다. 통합정보 시스템은 기업전체의 자원관리라고도 하며 재무, 재고, 판매, 구매, 생산, 회계 등 기업의 모든 경영관리를 하나의 통합 시스템으로 구축하여 업무의 효율성을 극대화하는 경영혁신 기법이다.

통합정보시스템(ERP)의 기원은 ‘Manufacturing Resource Planning’(MRP)에서 시작하였다. 효율적인 생산관리를 하기 위해서는 판매의 예측, 또는 생산을 위한 구매 등이 모두 통합된 관리 시스템에서 계획되어야 하고 다른 기능들이 MRP의 필요한 요소들을 지원해주는 필요성들이 ERP 시스템의 시초가 되었다.

그리고 1970년 이후에 SAP, Oracle 등의 소프트웨어 회사에서 ERP 소프트웨어를 급속히 발전시키었고 후발주자이지만 마이크로소프트도 Great Plain 등의 회사를 합병하여 ERP 소프트웨어 시장에 적극적으로 참여하고 있다. 가장 근래 전 세계 ERP 소프트웨어 시장 점유유은 SAP 24%, Oracle 12%, Sage 6%, Microsoft 5% 등이고 독일회사인 SAP이 거의 독주하고 있다. 참고로 SAP은 독일에서 주식 시가총액 1위의 회사이다.

미주 한인기업들도 이제는 기업의 규모 등 모든 면에서 많이 성장하였다. 하지만 아직도 많은 회사들의 경영관리 소프트웨어들은 초보 단계를 벗어나지 못한 것을 보게 된다. 거의 대부분의 회사들이 Quicken, PeachTree 등의 아주 초보적인 소프트웨어를 사용하는 것을 보게 된다.

이러한 소프트웨어들은 ERP 소프트웨어 범주가 아니고 회계 분야 소프트웨어의 범주에 속한다. 그리고 또 많은 회사들이 이러한 회계 분야 소프트웨어 이외에 또 다른 소프트웨어를 사용하는 것을 보게 된다. 만일 회사에서 다음 사항이 해당된다면 ERP 소프트웨어를 고려하는 것이 바람직하다. ▲두 가지 이상의 소프트웨어를 사용할 때 ▲Excel 소프트웨어 등에 직원들이 많은 시간을 소비할 때 ▲회사에서 필요한 기능이 소프트웨어 안에서 구현되지 않고 수작업을 병행할 때 등이다.

예를 들어 수입하여 판매하는 회사들은 관세, 수송, 보험 등의 부대비용이 개개 물품의 비용(cost)에 반영이 되어야 한다. Quicken 등의 소프트웨어는 이런 작업들이 시스템에서 자동으로 계산 되지 않아 excel 등으로 수작업을 하여 각 물품의 비용에 합산하여 주어야 한다. 이러한 불필요한 작업 등에 많은 직원들이 시간을 소비하는 것을 보게 되고 또 숫자의 신빙성도 의심하게 된다. 두 가지 이상의 소프트웨어를 사용할 때는 같은 데이터를 반복하여 다른 소프트웨어에 중복하여 입력하여 주어야 한다. 이러한 비효율성들이 ERP 소프트웨어 안에서 해결될 수 있고, 적게는 30% 또는 50%까지도 직원들의 업무 능률이 향상될 수 있다.

좋은 시스템을 구축하기 위해서는 다음 다섯 가지 단계가 필요하다.(SAP Business One program에서 제공된 자료참조)■Project Preparation - 10%프로젝트를 준비하기 위하여 프로젝트를 감독하고 수행할 프로젝트 매니저를 먼저 선정해야 한다. 정확한 회사의 요구사항 등 꼭 필요한 기능 등을 프로젝트 킥오프 때 목표와 시간 계획들을 명시하여 컨설팅 회사와 결정하여야 한다.

■Business Blueprint - 9%프로젝트 완성 때 업무의 효율성이 얼마나 개선될지, 수작업으로 하던 업무가 각 부서별로 얼마나 전산화 될지 등의 청사진을 계획하여야 한다.

■Project Realization - 10%이 단계에서는 시스템을 구성하고 필요한 사항들이 모두 충족되었는지 판단하여야 하며 더 개선되어야 할 사항 등은 프로그램을 회사 실정에 맞게 변경하는 방법 등을 찾아야 한다.

■Final Preparation - 11%직원에게 사용 교육을 하고 IT 직원이 소프트웨어가 사용될 준비가 완벽히 되었는지 최종점검하고 필요한 데이터들이 새 시스템에 이전되었는지 확인(data migration)이 필요하다.

■Go-Live and Support - 60%새 시스템을 사용하는 직원들과 면담하여 생산성 등이 얼마나 향상되었는지 평가하고 더 개선될 사항 등을 정리하여 최종 작업한다.

(714) 501-1111참조: YouTube: ‘SAPBusinessOneKorean’

<김명종 ER&P Software·SAP Certified Consultant>